公文格式是公文最基本的規(guī)范。對此，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2012 年下發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中，專門用一章的篇幅闡述了公文格式的相關(guān)要求;國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會發(fā)布的《黨政機關(guān)公文格式》，對黨政機關(guān)公文格式作出了明確而具體的規(guī)定。但在實際工作中，仍存在著不規(guī)范的情況。下面華圖教育就帶大家看一看公文寫作常見問題之公文格式不規(guī)范的問題。

(一)與標題有關(guān)的問題

1. 無標題或標題要素不全。按照規(guī)定，公文一般應(yīng)當有標題，且應(yīng)由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三個要素組成，如：《國家信訪局關(guān)于召開第七次全國信訪工作會議的請示》。其意義在于簡明扼要地說明公文的核心內(nèi)容，讓閱文者一目了然，不用看正文也能知道“誰來文”和“什么事”。但我們在核發(fā)文稿或收文辦理時經(jīng)�？吹�，有的公文沒有標題，非得看完全文才知道行文單位的意圖;有的公文標題沒有發(fā)文機關(guān)名稱;有的公文標題中，事由概括不夠準確、精練，讓人看了一頭霧水。

2. 標題編排不美觀。按照規(guī)定，標題編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞義完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，呈梯形或菱形。但一些同志對這一規(guī)定把握不準，導致有的標題僅與紅色分隔線下空一行，顯得十分局促;有的字數(shù)較多的標題不分行或分行不恰當;有的回行時把一個詞拆開寫在了兩行，破壞了詞義的完整。

(二)與落款有關(guān)的問題

1. 不注意區(qū)分加蓋印章的落款與不加蓋印章的落款在編排上的不同。按照國家標準，單一機關(guān)行文時，加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排，發(fā)文機關(guān)署名在成文日期之上、以成文日期為準居中編排;不加蓋印章的公文，發(fā)文機關(guān)署名右空二字編排，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。在實際工作中，一些發(fā)文機關(guān)不注意這二者之間的區(qū)別，有的不加蓋印章的公文落款也按加蓋印章的公文落款標準編排，有的正好相反，將加蓋印章的公文落款按不加蓋印章的公文落款標準編排。

2. 落款與正文空隔不當。常見的情況是：落款與正文空隔過大，少的空二三行，多的空五六行。應(yīng)當留出多大空隔，應(yīng)視文種而定。具體規(guī)定是：加蓋印章的公文，印章頂端應(yīng)當距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。不加蓋印章的公文，無論是單一機關(guān)行文還是聯(lián)合行文發(fā)文機關(guān)署名，第一個發(fā)文機關(guān)署名都標注在正文(或附件說明)下空一行位置。

3.忘記加蓋印章。一般而言，除有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章外，公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章。但有的可能是因為負責發(fā)文的同志粗心大意或是發(fā)文時間緊急，匆忙出手，忘了用印;或是沿用過去的做法，署了發(fā)文機關(guān)名稱就不再加蓋印章。

(三)與附件有關(guān)的問題

經(jīng)常見到的錯誤是：

1. 附件說明編排不當。如，附件說明編排在正文下一行或與正文之間空隔多行、附件說明編排在落款下空一行、附件說明頂格編排等。正確的編排要求，在正文下空一行并左空二字，編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。

2. 附件說明中，附件名稱沒有緊隨“附件：”之后書寫，而是另起一行。

3. 附件名稱較長需回行時，沒有與上一行附件名稱的首字對齊，而是頂格編排或是與附件順序號對齊。

4. 使用標點符號不當。有的未按照要求在附件順序號后面使用下腳點，而是使用頓號、逗號等;有的在附件名稱中使用書名號;有的在附件名稱后使用分號或句號。

5. 附件在文中的位置不當。這種情況主要出現(xiàn)在有版記的公文中，錯將附件編排在版記之后，而一般情況下應(yīng)該在版記之前另面編排。

6. 附件標記不規(guī)范。按照規(guī)定，“附件”二字及附件順序號應(yīng)該用三號黑體字，附件順序號用阿拉伯數(shù)字，不加標點符號，如“附件1”，而且要頂格編排在版心左上角第一行。與之有關(guān)的錯誤五花八門，常見的有：“附件”二字的字體不正確，有的用楷體，有的用宋體，有的用仿宋體;有的附件順序號用漢字數(shù)字;有的在“附件”二字后面加冒號等，如“附件一：”;有的“附件”二字雖然編排在版心左上角第一行，卻未頂格，而是左空二字。

(四)與字體字號有關(guān)的問題

1.沒有按照規(guī)范使用字體。一般情況下，公文標題用二號小標宋體字;正文用三號仿宋體字。正文中，第一層標題用黑體字、第二層標題用楷體字、第三層標題用仿宋體字;正文中除中央領(lǐng)導同志批示內(nèi)容外，一般不使用黑體字。但在實際工作中，有些同志不注意遵守這些規(guī)范，有的在第一層標題中用楷體，有的隨意將第二層和第三層的標題加粗，或是將正文中一些重點內(nèi)容任意使用黑體字標注。

2.在正文中甚至一個自然段中出現(xiàn)兩種字體混用，如方正仿宋和仿宋。這種情況多數(shù)是因一篇文稿的內(nèi)容由不同的電子文本剪貼而來造成的。

(五)格式方面的其他問題

1.文字沒有對齊。按照規(guī)定，每個自然段的句首應(yīng)左空兩個字，第一個字與上下行的第三個字對齊。但我們在核稿時經(jīng)常發(fā)現(xiàn)沒有對齊的情況，出現(xiàn)最多的是左空僅一個字或一個半字。

2.附注編排位置不正確。公文中需要說明的其他事項，如公文的印發(fā)傳達范圍、使用時須注意的事項等，編排在成文日期下一行，左空二字用圓括號括入。而有的公文卻編排在附件的位置或抄送的位置上。

3.落款在無正文頁。在規(guī)范性公文中，落款不得落在無正文頁，也不得使“此頁無正文”的標識，而要通過適當調(diào)整行間距的方法來解決。

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